湖南华信稀贵科技股份有限公司

Hunan Huaxin Rare Technology Co., Ltd.

白银供应链尽职调查管理办法
来源:湖南华信稀贵科技股份有限公司 | 作者:华信 | 发布时间: 2021-01-29 | 10327 次浏览 | 分享到:

湖南华信稀贵科技股份有限 公司企业标准 标准类别:管理标准 标准编号: HXXG/G. 营.011 标准版本:第一版
标准名称: 白银供应链尽职调查管 理办法 替代文件或标准的编号: 无 生效日期:2018.01.01 主控部门:营销部


为了打击系统或广泛的人权侵犯行为,避免向武装冲突提供捐助,遵从高标准的反洗钱和反恐怖主义融资,根据《伦敦贵金属市场协会(LBMA)责任白银准则》要求,特制定湖南华信稀贵科技股份有限公司白银供应链尽职调查管理办法。
1. 范围
本办法适用于湖南华信稀贵科技股份有限公司(以下简称“公司”)白银交易、白银委托精炼等业务相关的所有供应商。本办法所涉及的白银来源包括矿产金银、回收金银及 2012 年 1 月 1 日后生产的各种形式的库存白银。
2. 术语和定义
本办法中涉及的术语和定义均采用《LBMA 责任白银准则》所确立的内容。
3. 组织架构及人员职责
3.1. 组织结构
公司为白银供应链尽职调查工作设立了专门的组织,其架构如下:
3.2. 各类人员职责
3.2.1. 合规总监职责
1)主持并全面负责公司白银供应链尽职调查工作。
2)监督检查白银供应链尽职调查过程,并评估尽职调查是否充分进行;如果认为有必要,则要求提供附加文件或信息。
3)对已识别出风险的白银供应链或交易采取恰当的措施减少风险直至消除风险。
4)如果存在高风险白银供应链或交易时,应及时向公司高管层汇报并采取严格的控制措施;在得到最高管理者授权后负责审批被评为高风险的新白银供应链。
5)定期对员工进行责任白银准则和供应链尽职调查政策培训。
6)负责起草和修订公司白银供应链相关的政策和方针。
7)为公司高管层履行尽职调查责任提供必要的准确信息。
3.2.2. 营销部合规专员职责
1)严格执行供应链尽职调查措施和高风险白银供应链评判标准。
2)负责收集并保存足够的白银供应链证明文件。
3)核实运输公司、保险公司资质,跟踪和妥善保存每一批运单,分析和评估货品所经过的运输线路。
4)定期对重要白银供应商进行现场调查。
5)协助与鼓励白银供应商承诺且书面确认遵守《OECD 冲突影响地区和高风险地区矿产品责任供应链尽职调查指南》附录Ⅱ 中的规定。
6)负责收集并汇总上报公司内部员工对白银供应链尽职调查工作的意见和建议。
7)尽职调查过程和白银交易出现异常情况及时向合规总监报告。
3.2.3. 财务部合规专员职责
1)严格执行供应链尽职调查措施和高风险白银供应链评判标准。
2)负责收集并保存足够的白银供应链证明文件。
3)完整保存白银供应商的所有交易及财务凭证,保存期限为至少 5 个财务年度。
4)评估白银供应商财务数据,理清其商业关系目的和本意信息。
5)负责收集并汇总上报公司内部员工对白银供应链尽职调查工作的意见和建议。
6)尽职调查过程和白银交易出现异常情况及时向合规总监报告。
3.2.4. 贵金属库合规专员职责
1)严格执行供应链尽职调查措施和高风险白银供应链评判标准。
2)负责收集并保存足够的白银供应链证明文件。
3)核实并记录每一批收到的白银产品重量和化验结果,分析和评估这些数据是否与供应链了解情况相符;如果不符则进行详细调查并得出书面调查报告。
4)负责收集并汇总上报公司内部员工对白银供应链尽职调查工作的意见和建议。
5)尽职调查过程和白银交易出现异常情况及时向合规总监报告。
4. 高风险白银供应链评判标准
无论对于矿产金银还是回收金银,公司均严格按照《OECD 冲突影响地区和高风险地区矿产品责任供应链尽职调查指南》附录Ⅱ 中的规定识别风险。当白银供应链源头出现下述风险时公司应密切关注:
1)与白银开采、运输和交易有关的系统化、广泛化的侵犯人权行为。
2)直接或间接的支持非政府武装集团、公共或私人保安部队。
3)贿赂而来或者是掩盖白银真实来源。
4)洗钱和恐怖主义融资。
5)为武装冲突提供捐助。
根据LBMA 和OECD 相关规定,结合公司实际情况,特规定如下高风险白银供应链评判标准:
1)矿产金银或回收金银来源于、中转或者运经冲突影响或侵犯人权高风险地区。
2)矿产金银声称来源于一个已知储量有限、资源有限或预计白银产量有限的国家。
3)回收金银来源于已知的冲突影响和侵犯人权的高风险地区,或者有理由怀疑经此地区中转过。
4)在白银供应链中的企业或者其已知的上游企业位于一个有着洗钱、犯罪和贪污高风险的国家。
5)在白银供应链中的企业或者其已知的上游企业的收益所有人是政治敏感人物。
6)在白银供应链中的企业或者其已知的上游企业积极参与高风险商业活动, 例如武器、赌博、赌业、古董和艺术品、宗教和宗教领袖。
7)中国政府认定的其它高风险情况。
当上述评判标准任何一条客观存在时,则该白银供应链被判定为高风险供应链。部门合规专员应立即准备资料并上报合规总监,由合规总监报告公司高管层并得到授权后重新审批该高风险供应链。
5. 供应链尽职调查
5.1. 原则
为了有效的掌握供应链和评估风险,公司在与任何白银供应商建立业务关系之前都必须按照基于风险的方法履行供应链尽职调查。对供应链的风险评估始于对白银产地来源的调查。公司将持续不断的对白银供应链进行尽职调查,以确保有效符合 LBMA 规则要求。
5.2. 程序
5.2.1. 供应商信息收集及评估
1)建立供应链客户档案,包括:企业名称、法定代表人、地址、联系方式、营运方式、生产方式、交易合同等。
2) 对既有供应链客户需定期进行核查,如有新建或变更的客户,需及时对其进行档案资料检查,保持档案资料库处于最新状态。
3) 识别每一客户、企业和企业收益所有人,使用可靠的独立来源文件、数据或者信息来验证其身份。
4) 确定供应链中每一客户、企业和企业收益所有人不在任何政府的洗钱、诈骗或恐怖主义通缉名单上。
5) 定期获取供应链客户商业和财务方面的详细情况、从事白银交易目的及商业运作情况。
5.2.2. 白银来源为矿产金银的附加调查要求
1)获取白银的产地来源信息。
2)如可能,获取供应商采矿许可证信息。
3)如可能,获取供应商进出口许可证信息。
4)收集和评估采矿情况信息。
5)如可能,获取开采能力数据。
6)当矿产金银来源于手工或小型矿场时(ASM),应首先评估其是否合法;如
合法,让对方提供相关资质证书;如不合法,则必须中断交易,拒绝向其采购或接受其委托加工。
5.2.3. 白银来源为回收金银的附加调查要求
如有可能,收集和评估回收金银供应商关于反洗钱-反恐怖主义融资的政策行动资料。
5.2.4. 高风险情况下强化尽职调查的附加要求
公司根据供应商企业类型、业务关系、交易类型、企业的地理位置或运输区域,用基于风险的方法决定实施尽职调查措施的程度。对应于更高风险的情况,公司将采取强化的尽职调查,并采取如下的附加处理步骤:
1) 实地考察或参观高风险供应链,证实供应链尽职调查结果的文件记录是否真实。
2) 对于大规模开采的白银:使用可信的独立来源的文件、数据和信息来核实情况,从矿山到精炼厂,供应链中的每一家企业(包括白银生产商、中间商、白银交易商、出口商和运输商)的收益所有人和政府监控名单信息都要求要核实。
3) 对于手工或小型矿开采的白银(ASM):使用可靠的独立来源的文件、数据和信息来核实情况,从白银出口商到精炼厂,供应链中的每一家企业(包括国际白银交易商和运输商)的收益所有人和政府监控名单信息都要求要核实。
4) 对于回收金银:使用可靠的独立来源的文件、数据和信息来核实情况,从白银供应方到精炼厂,供应链中的每一家企业(包括运输商)的收益所有人和政府监控名单信息都要求要核实。
6. 交易监督
公司对白银交易的过程贯穿始终的审查和监督,以确保交易与公司对供应链的了解和风险预测相一致。对交易的监督公司运用基于风险的方法来开展。公司要求对每一批收到的白银获取并记录以下信息:
1)对于矿产金银:预估的重量和化验结果(由供应方提供);航运/货运单据(如可能,发货单、货运单、形式发票等);如可能,高风险交易的进出口表格。
2)对于回收金银:预估的重量(由供应方提供);航运/货运单据(如可能,发货单、货运单、形式发票等);如可能,高风险交易的进出口表格。公司将验证上述文件是否相互印证,是否与对供应链的了解情况相符。如出现交
易背景不符的情况,将组织调查并得出书面调查结果。
7. 风险评估报告
公司合规总监每年初向公司高管层提交上一年度白银供应链尽职调查风险评估报告。公司高管层对白银供应链保有最终控制权和最高责任。高管层谨慎选择和监督合规总监,并给予其必要的职权以完成其职责。根据高管层授权,公司合规总监审批每一个被评为高风险的新的供应链,每年重新决定是否继续与之保持商务关系。
8. 记录保存
公司收集并保存足够的供应链证明文件记录,按照供应链尽职调查系统的标准来评判风险要求,以证明公司充分且持续地完成了白银供应链尽职调查工作。供应链证明文件记录要求保存至少 5 个会计年度。
9. 培训
公司每年定期对白银供应链中的所有员工进行尽职调查政策的培训。
10. 信息沟通机制
部门合规专员负责定期收集并汇总上报公司内部员工对白银供应链尽职调查工作的意见和建议。
在日常白银交易和供应链管理工作中,公司所有员工如发现违规事项或异常情况,应立即向所在部门合规专员报告;合规专员经核实后应立即向合规总监报告, 必要
时以书面形式报告公司高管层。